Twizzit voor kernleden

Groene Kring gebruikt Twizzit als ledenadministratieplatform. Met deze handige tool kan je de administratie van je gewest helemaal op punt zetten: van ledenbeheer tot communicatie, planning, betalingen en meer.

Doei Click, welkom Twizzit!

Benieuwd waarom Groene Kring is overgestapt van Click naar Twizzit en wat er daardoor allemaal is veranderd? Lees er alles over in dit artikel! Als je op zoek bent naar nuttige links en tips over Twizzit en graag wil weten hoe dit specifiek voor Groene Kring werkt, dan ben je hier op de juiste plek.

Algemene info

Twizzit is een apart platform dat door veel verschillende verenigingen en clubs wordt gebruikt. Het is dus niet zo dat Groene Kring eigenaar is van Twizzit, zoals we dat wel waren van Click, het vorige administratiesysteem.

Enkele voordelen

  1. Twizzit heeft een eigen hulpcentrum met informatie en filmpjes over alle functionaliteiten dat het te bieden heeft. Dat hulpcentrum vind je hier. Niet alle functionaliteiten zijn geactiveerd voor jouw gewest, dus lees even verder om te bekijken welke functionaliteiten wel beschikbaar zijn. 
  2. In Twizzit is er een onderscheid tussen twee omgevingen: (1) de omgeving van je eigen Groene Kringgewest en (2) de omgeving van KLJ & Groene Kring vzw. Je kan tussen deze twee omgevingen wisselen door linksboven in Twizzit op je profiel te klikken. Wat kan je in deze omgevingen doen? 

1. Twizzit-omgeving van je gewest

Deze omgeving is van de kernleden en de leden. Zij kunnen dit volledig aanpassen naar eigen wensen! Hier draait het volledig rond de administratie die je gewest moet doen om leden in te schrijven, nieuwsbrieven te verzenden …  

Ben je een lid of kernlid zonder admin- of beheersrechten? 

Bij 'Mijn Twizzit' zie je wat je allemaal kan doen op Twizzit. Je kan informatie raadplegen over lidmaatschappen, inschrijvingen … Hoe je de onderdelen van deze pagina kan gebruiken, lees je hier.

Het kan zijn dat je niet alle onderdelen van Twizzit te zien krijgt, want dit wordt bepaald door de administrators van de Twizzit-omgeving (de kernleden).

Ben je een administrator of kernlid mét beheersrechten? 

Bij 'Beheren' kan je als kernlid de Twizzit-omgeving configureren, nieuwe formulieren aanmaken, activiteiten plannen en ga zo maar door. De administrator(s) (dit is sowieso minstens de secretaris) kunnen al de functionaliteiten die hieronder staan beheren. Ze kunnen ook andere kernleden toegang geven om deze mee te beheren. Hoe je dat doet lees je hier.

Een administrator kan alles dat je maar kan aanpassen binnen Twizzit ook effectief aanpassen. Het is dus een goed idee om niet iedereen zomaar administrator te maken. Groene Kring Nationaal raadt aan om met twee admins te werken, zodat mocht een admin stoppen met diens engagement, de andere admin een nieuwe mede-admin kan aanduiden en de configuratie van Twizzit kan blijven doen.

Wat je allemaal kan instellen en hoe je werkt met de verschillende onderdelen van Twizzit, ontdek je via onderstaande links: 

2. Twizzit-omgeving van KLJ & Groene Kring vzw 

Dit is de Twizzit-omgeving van Groene Kring Nationaal. Deze omgeving is gelijkaardig aan wat leden en kernleden die geen beheerder zijn kunnen zien in de Twizzit-omgeving van je gewest. Deze omgeving zal je als lid of kernlid gebruiken om informatie en evenementen van Groene Kring Nationaal te ontdekken. Als bovenlokaal vrijwilliger vind je hier de planning, communicatie en taken van je bovenlokale werkgroep (Provinciale Kernen, Sectorale werkgroepen of Nationaal Bestuur). 

Je zal in deze omgeving de volgende zaken kunnen raadplegen: 

  • De bovenlokale activiteiten (Held van ’t Veld, webinars, Jongerenavonden …) die op de planning staan.
  • Chat via directe berichten met een beroepskracht of een bovenlokale werkgroep (Provinciale Kernen, Sectorale werkgroepen of Nationaal Bestuur) waarin je zit. 
  • Notificaties over nieuwbrieven, aankondigingen, vergaderingen voor een bovenlokale werkgroep (Provinciale Kernen, Sectorale werkgroepen of Nationaal Bestuur) waarin je zit.
  • Een overzicht van je lidmaatschappen. 
  • Mogelijk attesten die je hebt.
  • Een overzicht van alle inschrijvingen en aankopen uit formulieren.
  • Taken en to do’s die je kan opnemen voor Groene Kring Nationaal of voor een bovenlokale werkgroep (Provinciale Kernen, Sectorale werkgroepen of Nationaal Bestuur) waarin je zit.
  • Een overzicht van mogelijke facturen die je ontvangen hebt. 

(Kern)ledenadministratie in Twizzit

Hoe breng ik de ledenadministratie in orde? 

In Twizzit begin je elk werkjaar met een lege ledenlijst. Ook de jongeren die vorig jaar lid waren moeten de inschrijving opnieuw bevestigen. Breng dit meteen in orde, want personen die niet in de lijst staan zijn niet verzekerd via Groene Kring Nationaal.  

Om de ledenlijst te vullen met alle leden van dit jaar, laat je zowel leden van vorig jaar als nieuwe leden een inschrijvingsformulier in Twizzit invullen, waarvan Groene Kring Nationaal voor jouw gewest een sjabloon heeft klaargezet. Zo verzamel je voor alle nieuwe leden ineens de juiste gegevens en is er voor de bestaande leden een controle op de gegevens. Wanneer iemand het formulier heeft ingevuld, verschijnt die persoon meteen op de juiste manier in de huidige ledenlijst. Jij hebt dan als kernlid geen verdere administratie.

Bovendien kan je, wanneer personen het formulier invullen, ineens een digitale betaling mogelijk maken (dit is een optie, geen verplichting). Je kan in één overzicht zien wie wat al betaald heeft, handig! Handmatige opvolging van de betalingen is natuurlijk nog wel nodig als personen hebben aangeduid dat ze cash zullen betalen. 

Let op! Als je digitale betaling wil activeren in Twizzit moet je eenmalig een kost van € 49 (excl. BTW) betalen. Deze betaling wordt gebruikt om het rekeningnummer en de bijhorende informatie te controleren, en dekt de kosten voor het valideren. Het kan tot 10 werkdagen duren alvorens het rekeningnummer wordt goedgekeurd en gebruikt kan worden voor betalingen. Je ontvangt een bevestiging zodra het account is goedgekeurd.

Je kan ook alle informatie van bestaande/nieuwe leden handmatig invullen in Twizzit, maar dat geeft je als kernlid veel meer werk en zo is er een grotere kans op fouten. Dit raden we af! Als je een persoon handmatig wil toevoegen moet je deze stappen uitvoeren:

  1. Maak een contactprofiel aan met de persoonsgegevens.
  2. Voeg een lidmaatschap toe aan dit contactprofiel.
  3. Voer de actie "Stuur een Twizzit-uitnodiging" uit naar het nieuwe lid, zodat deze zelf kan inloggen op Twizzit.

Hoe maak ik een inschrijvingsformulier? 

Ga in Twizzit naar 'beheren' en vervolgens naar 'inschrijvingsformulieren'. Je klikt rechtsonder op het plusje en selecteert dan onder de categorie Groene Kring het sjabloon 'Ledenadministratie 26-27'. Dit formulier bevat alle info die verplicht is om door te geven aan Groene Kring Nationaal en ook voorbeelden over wat je als gewest kan toevoegen in het formulier (bv. Activiteiten of weekends ook al betalen, Groene Kringkledij bestellen …). Wanneer iemand het formulier heeft ingevuld, verschijnt die persoon meteen op de juiste manier in de huidige ledenlijst. Jij hebt dan als kernlid geen verdere administratie.

Let op! Je moet eerst nog op twee plaatsen het formulier aanvullen. Als je dit niet doet zal het formulier niet correct werken en zal het lid niet automatisch ingeschreven worden en dus ook niet verzekerd zijn.

De twee stappen worden hieronder uitgelegd in tekst of in het filmpje op Youtube.

Twee aanpassingen voor je het formulier kan gebruiken

1. Onderaan de eerste pagina van het formulier, bij "lidmaatschap Groene Kring" zal je nog de verschillende lidmaatschappen die je kan aanvragen moeten toevoegen, en ook hoeveel lidgeld ervoor moet worden betaald. Selecteer enkel het A-lidmaatschap en het D-lidmaatschap. Met de G-lidmaatschappen moet je in dit inschrijvingsformulier geen rekening houden.

  • Het A-lidmaatschap is het standaard lidmaatschap en kost 26 euro. Als je gewest meer of minder dan de standaardprijs voor een A-lidmaatschap vraagt, kan je een andere prijs ingeven. Weet wel dat Groene Kring Nationaal voor een A-lidmaatschap altijd 26 euro zal aanrekenen.
  • Het D-lidmaatschap is een kortingstarief als je al lid bent bij een andere KLJ-afdeling of Groene Kringgewest en kost 13 euro. Als je gewest meer of minder dan de standaardprijs voor een D-lidmaatschap vraagt, kan je een andere prijs ingeven. Weet wel dat Groene Kring Nationaal voor een D-lidmaatschap altijd 13 euro zal aanrekenen.

2. Bij de verwerkingsacties onder de tab "Verwerken" zal je nog 4 acties moeten toevoegen:

  • De eerste actie is de meest belangrijke: Lidmaatschap aanvragen bij KLJ en Groene Kring vzw. Deze actie zorgt ervoor dat wanneer het lid zich inschrijft bij jouw gewest, die automatisch ook lid wordt bij Groene Kring Nationaal en dus verzekerd is door de Groene Kringverzekering. Als je deze stap niet toevoegt, zal het lid niet verzekerd zijn totdat je manueel een lidmaatschap bij Groene Kring Nationaal aanvraagt voor dit lid. Duid ook aan dat er een nieuw contact wordt aangemaakt als er nog geen bestaat.
  • De tweede actie is link contacten. Deze actie linkt deze inschrijving aan het lid in jouw gewest. Duid ook hier aan dat er een nieuw contact wordt aangemaakt als er nog geen bestaat.
  • De derde actie is contactgegevens bijwerken. Duid ook hier aan dat er een nieuw contact moet worden aangemaakt als het nog niet bestaat. En duid ook aan dat bestaande informatie moet worden overschreven. Als een lid bijvoorbeeld van adres verandert zal de info in het formulier overgenomen worden in het contactprofiel van dat lid.
  • De vierde en laatste actie is verzend een bericht. Dit zorgt ervoor dat een persoon een mail krijgt dat de inschrijving gelukt is. Duid ook aan dat de bestaande leden die zich herinschrijven een melding krijgen in hun app. En duid ten laatste zeker aan dat een Twizzit-uitnodiging toegevoegd wordt aan de mail. Zo kunnen nieuwe leden hun account aanmaken voor Twizzit en wordt dit automatisch gelinkt aan de Twizzit-omgeving van je gewest. Bij bestaande leden zal dit hen alleen inloggen op hun bestaande Twizzit-account.

Als de leden zich ingeschreven hebben bij jouw gewest en ze hun lidgeld betaald hebben, zal je gewest vanaf november een factuur ontvangen die je ook in Twizzit kan betalen. Zo kan je het inschrijvingsgeld van alle ingeschreven leden betalen aan Groene Kring Nationaal. Het is dus niet zo dat de secretaris per ingeschreven lid een factuur krijgt. 

  • Meer info over hoe je met formulieren werkt, vind je hier. 

Waarom is het belangrijk dat alle leden ingeschreven zijn? 

Groene Kring zorgt ervoor dat alle leden verzekerd zijn voor verschillende ongevallen, schade, risico’s ... Dit zorgt ervoor dat als je een lichamelijke kwetsuur oploopt tijdens een activiteit, of per ongeluk materiaal stukmaakt van iemand die niet in de Groene Kring zit, de grote kosten worden betaald door de verzekering en niet door jou. Groene Kring Nationaal moet dus kunnen weten of iemand lid is, en dat kan alleen maar als die persoon ingeschreven is. 

Het is dus belangrijk om te onthouden: NIET ingeschreven = NIET verzekerd. 

  • Alle informatie over en voorwaarden voor de verschillende verzekeringen van Groene Kring vind je hier. 

Hoe breng ik de kernledenadministratie in orde?  

Als je de kernledenlijst van je gewest in orde wil brengen, moet je niet meer expliciet op een knop drukken om de lijst te bevestigen. De kernledenlijst moet uiteraard wel geüpdatet worden. Let op! Ook alle kernleden moeten zich opnieuw inschrijven voor het nieuwe werkjaar, anders zijn ze niet zichtbaar in de ledenlijst, omdat ze geen lidmaatschap hebben.

Groene Kring Nationaal gebruikt als deadline voor de kernledenlijsten van gewesten 14 november.

Zorg er dus voor dat alle kernleden voor het komende werkjaar vóór 14 november:

  1. aangeduid staan als 'clubcontact' met hun juiste contactfuncties (voorzitter, penningmeester, secretaris, gewestkernlid …). Hoe je een clubcontact aanmaakt vind je hier.
  2. een administrator zijn of beheersrechten hebben. Via deze linken lees je hoe je admins aanmaakt of beheersrechten instelt.
  3. het inschrijvingsformulier hebben ingevuld, zodat ze ook in de ledenlijst verschijnen (zie hierboven bij ledenadministratie). Het is namelijk niet zo dat iemand met contactfuncties, adminrechten of beheersrechten automatisch ook in jullie ledenlijst staat.

Heeft jouw gewest nog andere functies die niet bij contactfuncties staan (bv. kledijverantwoordelijke)? Dan kan je extra contactfuncties aanmaken binnen je bestuur. Hoe dat moet, lees je hier. 

Ik heb een vraag!

  1.  Is het een vraag over hoe een functionaliteit van Twizzit werkt? Kijk dan eens naar de handleidingen en filmpjes die hierboven gelinkt staan. 
  2. Toch je antwoord niet gevonden? Stuur je vraag gerust door naar twizzit@groenekring.be. Het secretariaat en de consulenten die Twizzit opvolgen zullen je zo snel mogelijk een antwoord voorzien.