Handig als organisator

1. Om een goed financieel overzicht te hebben van je inkomsten en uitgaven kan je gebruik maken van het kasboek van Groene Kring. Hieronder vind je een link naar het digitale kasboek en de handleiding ervan. Download dit voor je eigen gewest en ga ermee aan de slag. 
2. Wanneer je een vorming met een erkende lesgever, een panelgesprek of subsidievergadering organiseert kan je financiële ondersteuning aanvragen bij AgroCampus. Dit moet ten laatste 10 dagen voor de activiteit gebeuren. Raadpleeg zeker je handleiding voor subsidies die je op de startkern gekregen hebt. De nieuwste versie is steeds beschikbaar bij consulent Vorming (Karl Aerts).
3. Ook sponsoring kan een mogelijke bron van inkomsten zijn. Hieronder vind je een link naar een voorbeeld van een sponsorattest. Personaliseer het met je gewestgegevens en bezorg het aan je sponsors wanneer je op sponsortocht gaat.
4. Via de coöperatie Cera kan je tot 3000 euro steun aanvragen ter ondersteuning van jouw Groene Kringgewest. Lees er alles over op de website van Cera.

• Moeten we herbruikbare bekers gebruiken? (wegwerpbekers zijn verboden op evenementen)
• Moet ik Sabam en billijke vergoeding aanvragen?
• Ikorganiseer.be: een handige site voor het veilig organiseren van je evenement.
   

Foto's maken en gebruiken, heb je toestemming nodig? 

• Als je wil bevragen of je foto's mag maken van je leden kan je dit via Twizzit doen. Dit kan op twee manieren: enerzijds kan je bij elk inschrijvingsformulier per inschrijving afzonderlijk de vraag opnemen of er foto’s mogen worden genomen en gebruikt, anderzijds kan je ervoor kiezen om een extra veld te voorzien binnen de persoonsgegevens waarin leden (of hun ouders) hun voorkeur rond fotografie kunnen aanduiden via aanvinkbare opties. In dat tweede geval kan je deze keuze vervolgens automatisch laten opnemen in elk inschrijvingsformulier, zodat de toestemming centraal wordt beheerd en consistent wordt toegepast.
• Respecteer doorheen het werkjaar de keuze van je leden. Ook als een lid wel toestemming gegeven heeft, maar vraagt om een foto van hem of haar te verwijderen, doe je dat meteen.  

Welke foto's plaats je online? 

• Na een ledenweekend of evenement heb je waarschijnlijk een hoeveelheid aan foto’s. Maar, welke plaats je nu online? Hier vind je alvast enkele tips.  
  • Pas op met foto’s in badpak en foto’s in ‘kwetsbare’ omstandigheden. Zo leveren waterspelletjes en moddergevechten misschien wel prachtige beelden op, maar wil het afgebeelde lid zo niet te zien zijn voor de hele wereld.  
  • Publiceer alleen foto’s van leden wie formeel toestemming hebben gegeven. 
  • Post geen gênante foto’s. Denk daarbij: “Als ik zelf op die foto stond, zou ik hem dan online plaatsen?” 
  • Gebruik vooral je gezond verstand!  

We zijn momenteel bezig met een update van alle draaiboeken. Binnenkort meer hierover!

Hieronder vind je draaiboeken van verschillende activiteiten. Deze kunnen een goede inspiratiebron of handleiding zijn wanneer je iets voor de eerste keer organiseert. Heb je zelf een draaiboek van een toffe activiteit? Stuur dan zeker door en dan voegen we het hieronder toe als inspiratie voor andere gewesten.  

Wat is een draaiboek? 

Een draaiboek is een handleiding voor de organisatie van je evenement. Het is belangrijk dat je de info over je evenement bijhoudt, zodat ook nieuwe Groene Kringers weten hoe ze het evenement best organiseren. Door het bijhouden en updaten van draaiboeken doe je aan kennisbeheer en behoud je de kwaliteit van al je evenementen.   

5 redenen om een draaiboek te maken: 

1. Het bespaart je een hoop stress, want je hebt een plan van aanpak.  

2. Het zorgt voor een duidelijke taakverdeling.  

3. Je hoeft het warm water niet uit te vinden. 

4. Iedereen weet wat er moet gebeuren en op welke manier.   

5. Nieuwe leiding weet direct hoe de vork in de steel zit.   

Enkele tips

• Noteer in het begin van je draaiboek alle praktische zaken zoals de locatie, de datum, de verantwoordelijke ... 

• Plaats het verloop van je weekend centraal in het draaiboek en werk daarrond. 

• Je draaiboek begint op de eerste vergadering over het evenement en niet op het evenement zelf.  

• Maak alles SMART: hou de informatie concreet (aantallen, telefoonnummers ...). 

• Duid een verantwoordelijke aan. Deze persoon hoeft natuurlijk niet alles alleen te doen, maar is wel het aanspreekpunt voor vragen.  

• Maak op voorhand een inschatting van de kosten en opbrengsten en stel zo een budget op.

• Communiceer over het draaiboek: stuur het op voorhand door naar alle kernleden.

Je draaiboek up-to-date houden

Een draaiboek is een werkdocument en moet jaarlijks geüpdatet worden. Doe dit zo snel mogelijk na het evenement, dan heeft de hele kern de verbeterpunten nog vers in het geheugen. Plaats een verwijzing naar het evaluatiedocument in het draaiboek en pas evaluatiepunten van het vorige jaar onmiddellijk aan. Een kopie opslaan en je bent klaar om het evenement opnieuw te organiseren. 

Nog extra tips of ondersteuning nodig? Neem contact op met je organisatieconsulent. 

Bij de uitwerking van een activiteit is het belangrijk rekening te houden met wat wel en niet verzekerd is. Waarvoor zijn we verzekerd?