Vergaderen doe je zo

Het is belangrijk dat er zo veel mogelijk kernleden aanwezig zijn op de vergadering. Meestal is het de voorzitter die de vergadering leidt, maar dit kan ook gebeuren door een ander kernlid. Dat is afhankelijk van wat je als Kern in het begin van het werkjaar hebt afgesproken.  

Er zijn enkele zaken waarbij je moet stilstaan vóór je begint met een vergadering. 

1. Maak bij de start van het werkjaar een jaarplanning op voor je vergaderingen. Zo kan iedereen de data alvast in hun agenda zetten. Hou hierbij rekening met drukke(re) periodes zoals examens, veldwerkzaamheden … 

2. Bepaal de locatie. Zal het doorgaan bij iemand thuis, in een jeugdhuis, op café ...? De mogelijkheden zijn eindeloos. 

3. Maak een voorbereidend verslag met agendapunten. Zo kan iedereen op voorhand nadenken over wat je tijdens de vergadering zal bespreken. Gebruik hiervoor best een sjabloon (zie onderstaand document). Wie niet aanwezig kan zijn, kan op voorhand bedenkingen doorgeven en kan na de vergadering het verslag doorlezen. 

4. Laat kernleden agendapunten vooraf doorsturen. Zo heb je na de vergadering minder variapunten. 

• De voorzitter of een ander kernlid leidt de vergadering. De rol van de voorzitter is dan om ervoor te zorgen dat iedereen aan het woord komt, discussies gestimuleerd worden en beslissingen samengevat worden. 

• Duid een verslagnemer aan. De verslagnemer is best iemand anders dan de persoon die de vergadering leidt.   

• Je kan de kernleden een rol geven tijdens de vergadering, bijvoorbeeld een timekeeper. Die zorgt er dan voor dat iedereen op schema blijft. 

• Hou een pauze op het moment dat je merkt dat de aandacht verslapt, niet wanneer je net in de flow zit.  

• Probeer om van alle aanwezigen een mening te krijgen. Dit kan soms moeilijk zijn. 

• Vergaderen hoeft niet altijd met iedereen. Als je met werkgroepen werkt voor evenementen kunnen zij gerust apart vergaderen. Organiseer wel voldoende vergaderingen waar iedereen eens aanwezig kan zijn, zodat de Kern op de hoogte blijft van waar je als gewest mee bezig bent. Werkgroepen kunnen hun agendapunten zelf voorbereiden en op de vergadering het woord nemen. Denk bijvoorbeeld aan de Werkgroep Fuif, de Werkgroep Trekkertrek ... 

• Tip! Start de vergadering met een ‘fruscom’-rondje. Zo kan iedereen één frustratie en één compliment of leuke gebeurtenis opsommen. 

• Bezorg ieder kernlid het verslag. Dat kan via een drive, whatsapp of e-mail. 

• Vraag na de vergadering aan ieder kernlid een stand van zaken van zijn/haar to do’s. 

• Doe aan teambuilding. Samen staan we sterk, samen gaan we voor een goede sfeer! Door aan teambuilding te doen blijft de sfeer in je Kern optimaal en dat straalt af op je gewestwerking.  

Tips voor teambuilding

1. Blijf na de activiteit of vergadering nog even napraten;

2. Organiseer eens een activiteit voor de Kern (een uitstap of etentje);

3. Voorzie een kleine attentie (zoals een verjaardagskaart op iemands verjaardag);

4. Doe een kernevaluatie (leg al je frustraties en ergernissen op tafel of deel complimenten uit). Roep hiervoor de hulp van jouw consulent in; 

5. Doe samen dingen buiten Groene Kring;

6. Tip! Maak een online platform aan (bv. Google Drive, Dropbox ...) waar je alle documenten uploadt. Zo blijft alles van je gewest mooi bewaard en gaat er niets verloren.