Bij de start van een nieuw werkjaar moet je traditiegetrouw je ledenadministratie in orde brengen. Maar hoe pak je dat aan?

Stap voor stap

Bij de start van een nieuw werkjaar heb je tijd t.e.m. 14 november om je ledenadministratie in orde te brengen. Maar hoe doe je dat in Click? 

Stap 1: Leden van vorig werkjaar aansluiten of schrappen

Leden uit het vorige werkjaar staan bij de start van het werkjaar in het tabblad ‘Onbesliste leden’. Hier controleer je de gegevens van een lid en geef je aan of hij aansluit of stopt. 

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'.
  2. Ga naar 'Onbesliste leden'. 
  3. Vink de leden aan waarbij je de status wil aanpassen. 
  4. Kies de actie 'Naar aan te sluiten' als het lid aangesloten blijft of kies ‘Niet aan te sluiten’ als het lid stopt. Opgelet, als je niet op 'Onbesliste leden' staat (onderlijnt in de statusbalk) zal je de acties niet kunnen aanklikken.


Opmerking: 'Lid betaald' wil niet zeggen dat het lid aangesloten is. Deze kolom is vooral een handige instrument waarmee jij kan bijhouden welk lid al dan niet lidgeld heeft betaald. 

 

Stap 2: Nieuwe leden invoeren

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'. 
  2. Ga naar 'Lid toevoegen'.
  3. Vul het formulier correct en volledig in. Achter de schermen wordt bepaald welk lidmaatschapstarief (A-lid, B-lid) aan deze persoon wordt gekoppeld. 
  4. Druk helemaal onderaan op 'Opslaan'. 
  5. Na het opslaan komt het lid onder het tabblad ‘Aan te sluiten leden’ te staan. 


Enkele aandachtspunten bij het invullen van het formulier. 

  • Geef de geboortedatum in via de kalender of typ de datum zelf in. Als je de datum zelf ingeeft, doe het dan als volgt: '01/01/2000' NIET '1/1/2000'.
  • Geef het adres in als één regel en volgens deze structuur: ‘Straat huisnummer/busnummer, postcode dorp’. De adresvelden die volgen, worden automatisch aangevuld. Als je het huisnummer en busnummer zonder een schuine streep (/) van elkaar typt, zal Google dit niet herkennen. 
  • Het is verplicht om voor elk lid een e-mailadres door te geven. Dit moet een uniek e-mailadres zijn, dus niet dat van een broer, zus of partner die al in het ledenbestand zit

 

Stap 3: ‘Aan te sluiten leden’ aansluiten

In deze stap geef je jouw ledenlijst door aan het Groene Kring-secretariaat. Zodra deze stap achter de rug is, zijn je leden verzekerd. 

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'.
  2. Ga naar 'Aan te sluiten leden'. 
  3. Vink de leden waarop je een actie wil toepassen aan. 
  4. Kies tot slot voor de actie 'Naar aangesloten'.

 

Stap 4: De optie ‘Lid betaald’

'Lid betaald' wil niet zeggen dat het lid aangesloten is. Deze kolom is vooral een handige instrument waarmee jij kan bijhouden welk lid al dan niet lidgeld heeft betaald.

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'. 
  2. Ga naar 'Aan te sluiten leden'. 
  3. Vink de leden waarop je een actie wil toepassen aan. Opgelet, als je niet op 'Aan te sluiten leden' staat (onderlijnt in de statusbalk) zal je de acties niet kunnen aanklikken.
  4. Kies tot slot voor de actie 'Lid betaald' of 'Lid niet betaald'

 

Stap 5: Nationaal verwerkt de gegevens

De gegevens worden nu verwerkt door het Groene Kring-secretariaat. De factuur voor jouw gewest wordt opgemaakt en via e-mail verstuurd naar de secretaris.

 

Wat vind je waar?

Ledenadministratie

Hier vind je alle leden die momenteel actief zijn in jouw gewest. De ledenadministratie wordt opgesplitst in 5 tabbladen: 

Alle leden: Dit is een overzicht van alle leden die je in de andere tabbladen ziet. 

Potentiële leden: Dit is een overzicht van leden die via de Groene Kringwebsite of via Groene Kring Nationaal aangeven dat ze lid willen worden. 

Onbesliste leden: Dit is een overzicht van leden die vorig werkjaar aangesloten waren bij jouw gewest. Jij moet aanduiden of ze al dan niet aangesloten blijven in het nieuwe werkjaar. 

Aan te sluiten leden: Dit is een overzicht van nieuwe en bestaande leden die in het nieuwe werkjaar lid van jouw gewest willen worden of blijven. Zodra je alle gegevens gecontroleerd hebt, kan je ze doorsturen naar het Groene Kring-secretariaat. 

Aangesloten leden: Dit is een overzicht van alle leden die, na controle door het Groene Kring-secretariaat, zijn aangesloten bij jouw gewest.

 

Officiële ledenlijst

Net zoals onder ‘Aangesloten leden’, vind je hier een overzicht van alle leden die officieel zijn ingeschreven in jouw gewest. Daarnaast kan je op deze pagina de lidkaarten van je leden downloaden en je leden opnieuw een uitnodiging voor Click sturen.

 

Gestopte ledenlijst

Hier vind je een overzicht van leden uit het vorige werkjaar die zich niet meer hebben ingeschreven in het nieuwe werkjaar. Als een gestopt lid beslist om zich opnieuw aan te sluiten, dan kan je dat hier in orde brengen zonder dat je alle gegevens van dat lid opnieuw moet ingeven. 

 

Oude ledenlijst

Hier vind je jouw oude ledenlijsten van de voorbije 10 werkjaren. Je kan de lijsten afzonderlijk per werkjaar bekijken of in één grote lijst.

 

Toerverdeling

Hier vind je een overzicht van de toeren die aan jouw gewest gekoppeld zijn. Je kan de toeren aanmaken, bewerken en er leden aan toevoegen of uit verwijderen.