Bij de start van een nieuw werkjaar moet je traditiegetrouw je ledenadministratie in orde brengen. Maar hoe pak je dat aan?

Stap voor stap

Bij de start van een nieuw werkjaar heb je tijd t.e.m. 14 november om je ledenadministratie in orde te brengen. Maar hoe doe je dat in Click? 

Stap 1: Leden van vorig werkjaar aansluiten of schrappen

Leden uit het vorige werkjaar staan bij de start van het werkjaar in het tabblad ‘Onbesliste leden’. Hier controleer je de gegevens van een lid en geef je aan of hij aansluit of stopt. 

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'.
  2. Filter eventueel op 'onbesliste leden'
  3. Vink de leden aan waarbij je de status wil aanpassen. 
  4. Kies de actie 'Lidmaatschap bevestigen' als het lid aangesloten blijft of kies 'Lidmaatschap schrappen' als het lid stopt.

Opgelet: de kolommen 'Lid betaald' en 'Lid wil opnieuw aansluiten' willen niet zeggen dat het lid aangesloten is. Dit zijn handige werkinstrumenten die jullie als afdeling kunnen gebruiken om het werk te verdelen onder de kern zonder de leden meteen naar nationaal door te sturen.

 

Stap 2: Nieuwe leden invoeren

  1. Ga naar 'Leden' > 'Ledenadministratie'. 
  2. Ga naar 'Lid toevoegen'.
  3. Vul het formulier correct en volledig in. Achter de schermen wordt bepaald welk lidmaatschapstarief (A-lid, B-lid) aan deze persoon wordt gekoppeld. 
  4. Druk helemaal onderaan op 'Opslaan'. 
  5. Na het opslaan komt het lid bij de onbesliste leden te staan.


Enkele aandachtspunten bij het invullen van het formulier. 

  • Geef de geboortedatum in via de kalender of typ de datum zelf in. Als je de datum zelf ingeeft, doe het dan als volgt: '01/01/2000' NIET '1/1/2000'.
  • Geef het adres in als één regel en volgens deze structuur: ‘Straat huisnummer/busnummer, postcode dorp’. De adresvelden die volgen, worden automatisch aangevuld. Als je het huisnummer en busnummer zonder een schuine streep (/) van elkaar typt, zal Google dit niet herkennen. 
  • Het is verplicht om voor elk lid een e-mailadres door te geven. Dit moet een uniek e-mailadres zijn, dus niet dat van een broer, zus of partner die al in het ledenbestand zit

 

Stap 3: Je leden zijn verzonden en het secretariaat verwerkt de gegevens

Vanaf nu zijn je leden (met een geel of groen icoon achter hun naam) verzekerd!

Het secretariaat zal de ledenlijst controleren en het juiste lidtype toekennen. Nadien ontvangt de secretaris en penningmeester een mail met de factuur voor jullie ledenadministratie. Vanaf dat moment zullen ook de lidkaarten van jullie leden beschikbaar zijn in Click.

 

Extra: handige tool om het werk te verdelen

Verdelen jullie liever de taken van de ledenadministratie onder de kern? Gebruik deze twee kolommen om aan elkaar te laten weten welke leden aan jou bevestigd of betaald hebben zodat je secretaris op de hoogte is, maar de leden nog niet doorgestuurd zijn naar Nationaal. De secretaris kan deze dan finaal doorsturen naar Nationaal als alles in orde is.

Maak gebruik van deze tools door de leden vooraan aan te vinken en via de knop 'Acties' aanpassingen te doen.

De kolom 'Lid blijft aangesloten': Laat weten aan je medeleiding dat dit lid aan jou bevestigt heeft dat ze nog een jaartje lid wil blijven.

De kolom 'Lid heeft betaald': Laat weten aan je medeleiding dat dit lid aan jou betaald heeft.

Wat vind je waar?

Ledenadministratie

Hier vind je alle leden die momenteel actief zijn in jouw afdeling aan de hand van 5 labels.

Potentiële leden [ROOD]: dit zijn leden die via de website of via Nationaal aangeven dat ze lid willen worden.

Onbesliste leden [ORANJE]: dit zijn de leden van het vorige werkjaar waarvan je nog moet aangeven of ze aansluiten of geschrapt worden in het huidige werkjaar. Ook nieuwe leden die je nog niet bevestigde aan Nationaal vind je hierbij terug.

Verzonden leden [GEEL]: deze leden zijn  bevestigd aan Nationaal. Wij controleren en factureren hun lidmaatschap. Zodra een lid een verzonden label heeft is deze verzekerd.

Aangesloten leden [GROEN]: proficiat, dit zijn jullie officieel aangesloten leden voor dit werkjaar!

 

Officiële ledenlijst

Dit zijn al jullie officieel aangesloten leden voor het huidige werkjaar. Hier kan je de lidkaarten downloaden en hun een nieuwe uitnodiging sturen om te registreren op Click.

 

Gestopte ledenlijst

Hier vind je een overzicht van leden uit het vorige werkjaar die zich niet meer hebben ingeschreven in het nieuwe werkjaar. Als een gestopt lid beslist om zich opnieuw aan te sluiten, dan kan je dat hier in orde brengen zonder dat je alle gegevens van dat lid opnieuw moet ingeven. 

 

Oude ledenlijst

Hier vind je jouw oude ledenlijsten van de voorbije 10 werkjaren. Je kan de lijsten afzonderlijk per werkjaar bekijken of in één grote lijst.

 

Toerverdeling

Hier vind je een overzicht van de toeren die aan jouw gewest gekoppeld zijn. Je kan de toeren aanmaken, bewerken en er leden aan toevoegen of uit verwijderen.